Especialistas dão dicas essenciais para você não ser
escravo da sua caixa de entrada e explicam os prejuízos da falta de critério ao
utilizar o e-mail
Caixa
de e-mails lotada de mensagens para responder e o smartphone acusando novas
mensagens que não param de chegar. Por dia, são centenas, por mês, milhares.
Com
tantos e-mails a enviar e a responder, fica impossível terminar aquele
relatório urgente prometido para ontem e que o seu chefe não para de cobrar,
por e-mail, é claro. Quem se identifica com este cenário, certamente, sabe o
que é perder produtividade por conta da sua caixa de entrada de mensagens
eletrônicas. Mas não é só isso.
“As
pessoas que usam a internet e e-mail de maneira exacerbada têm prejuízos
funcionais no trabalho como aumento da insatisfação, maior incidência de erros
e enganos, além do declínio do desempenho profissional”, explica o psicólogo
Cristiano Nabuco de Abreu, coordenador do Programa de Dependência de Internet
do Ambulatório Integrado dos Transtornos do Impulso (AMITI) do Instituto de
Psiquiatria da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo.
Assim,
o e-mail que era para ser um aliado da agilidade na comunicação, acaba se
tornando o grande vilão do expediente e também do seu desempenho e motivação
profissionais.
Recente
pesquisa realizada pelo Office Time indicou que 47% dos entrevistados citaram o
e-mail como o principal agente da perda de tempo, e 40% admitiram perder até 3
horas com o correio eletrônico por dia.
É
possível reverter esse quadro? Para os três especialistas consultados por
EXAME.com, algumas regras são essenciais para não se tornar escravo do e-mail.
Confira quais são:
1 Estabeleça horários para enviar e responder e-mails
“Tive
uma fase em que enviar e responder e-mails tomava muito tempo e eu perdia
energia, o que, naturalmente, fazia com que eu perdesse produtividade”, diz
Eduardo Amarante, representante da Dale Carnegie no Brasil.
“Deixar
o e-mail aberto todo o tempo vai drenando a energia. Cada vez que você é
interrompido, e deixa de fazer o que você estava fazendo para ver a mensagem, o
cérebro precisa mudar o tipo de operação mental”, diz Abreu.
Ele
explica que, ao ler um e-mail ou navegar na internet, a área do cérebro
utilizada é a responsável pela resolução de problemas, enquanto que debruçar-se
sobre um relatório ou um texto estimula outra, que envolve raciocínio complexo.
“Ao ser bombardeado por e-mails você perde a habilidade de raciocínio mais
profundo”, explica Abreu.
A
solução para Amarante foi estabelecer horários específicos para abrir a caixa
de mensagens. “Abro no início da manhã, fico, no máximo, uma hora, volto a
abrir no começo da tarde para responder mensagens curtas, o que me toma 15
minutos no máximo, e no fim do dia volto a checar”, conta ele.
Ricardo
Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting, também
recomenda esta estratégia, quando for possível. “Não é regra porque, às vezes,
o trabalho da pessoa exige que ela cheque as mensagens o tempo todo, mas, quando
não for este o caso, o ideal é ter horários para enviar e responder”, diz.
2 Organize a caixa de entrada e tenha método de
resposta
Com
o grande volume de mensagens que chegam todos os dias, a palavra de ordem é
organização. Investir alguns minutos para criar um sistema de filtro para
barrar spans e organizar mensagens em pastas
vai resultar em ganho de tempo lá na frente, segundo Barbosa.
“Deixar a caixa de entrada vazia e organizar
emails, colocando cores naquelas mais urgentes ajuda bastante”, diz Barbosa.
Com horários estabelecidos para enviar e responder, ele recomenda desabilitar o
anúncio automático de entrada de e-mails. “A cada anúncio de mensagem, o
profissional tende a parar o que está fazendo para abrir a caixa de e-mails”,
diz.
Abreu
recomenda um método cadenciado de resposta. “Para cada três e-mails
emergenciais respondidos, responda dois que não sejam tão emergenciais e um que
não tenha necessidade imediata”, sugere. Assim, você mantém a velocidade de
resposta ao que é urgente e não deixa para trás o que não é tão importante.
3 Comunique a sua equipe sobre a sua nova rotina
Para
evitar problemas com colegas de trabalho e membros da sua equipe, Amarante
recomenda avisá-los a respeito dos horários que você estabeleceu para se dedicar
à leitura, resposta e envio de e-mails.
“Informar
a equipe é importante para que as pessoas se organizem também, porque vão saber
que, se enviarem a mensagem em determinado horário, a resposta vai demorar a
chegar, então é melhor telefonar”, explica o representante da Dale Carnegie.
4 Seja objetivo nas mensagens
“O
objetivo do e-mail é agilizar a comunicação, e a troca de informações. A partir
do momento que isso torna o processo mais lento, não está sendo mais eficaz”,
lembra Barbosa. A objetividade é um dos pilares dessa agilidade na comunicação,
segundo os especialistas.
Por
isso, quando o assunto for complexo, prefira outros meios. Converse com as
pessoas pelo telefone ou marque uma reunião. “As pessoas tendem a deixar para
responder por último as mensagens longas”, diz Amarante.
Na
opinião de Abreu, as chances de um e-mail longo ser lido são pequenas.
“Pesquisas mostram que as pessoas passam o olho ao invés de ler, então a
recomendação é simples: o texto tem que ser objetivo e curto”, diz o
especialista.
5 Não deixe mensagens sem resposta por mais de 48
horas
Evitar
o acúmulo de mensagens é uma importante medida, segundo Amarante. “Assim o
profissional não deixa a sua equipe sem resposta”, diz ele. Ao deixar mensagens
do “verão passado” esperando resposta, a sensação é de estar sempre correndo
contra o tempo. Amarante recomenda que o tempo limite estabelecido para enviar
resposta seja de 48 horas.
6 Evite mensagens desnecessárias
Não
use o e-mail como um bate papo virtual. Além de encher a sua caixa de entrada
com mensagens sem valor, você perde a chance de interagir, de fato, com os
colegas de trabalho. “Ao conversar eletronicamente é como se ficasse atrás de
um muro e vai criando barreiras”, diz Amarante.
Um
vício que também atrapalha bastante, de acordo com Abreu, é o fato de muitas
pessoas utilizarem o e-mail como uma lista de afazeres. “Para se certificar de
que determinada tarefa não será esquecida, você manda um e-mail para a sua
caixa para alertá-lo, ao invés de manter um caderno e lápis e anotar ali”, diz
Abreu.
Não
utilize a conta de e-mail corporativo para fins pessoais, recebendo alertas de
RSS de assuntos do seu interesse, piadas e fotos de amigos e parentes “Isso começa
a interromper o processo de atenção”, lembra Abreu.
Por
Camila Pati
Fonte
Exame.com
